www.altasoft.com.tr

Seslendiren: Sevilay ALBAY

AltaSoft EYS yazılımının “Doküman Yönetimi” modülü nedir?
Kuruluşlar müşteri beklentilerini karşılayan ürün ya da hizmetlerinin sürekliliğini dokümante bilgilerle sağlarlar. Dokümante bilgiler canlıdır ve sürekli değişime uğrarlar. Dokümante bilgileri güncel tutmak, bütünlüğünü korumak ve erişimini sağlamak oldukça ciddi ve emek yoğun bir iştir.
AltaSoft’un bu modülü; kuruluşunuzun ve süreçlerinin yönetiminde ihtiyaç duyulan her türlü dokümanın hazırlanması, onaylanması, dağıtımı, kullanılması, revizyonu ve iptal edilmesi aşamalarında pratik çözümler sunar. Doküman yazdırma, imzalatma, fotokopi çekme, doküman arşivleme faaliyetlerini ortadan kaldırarak zaman ve para tasarrufu sağlar.

AltaSoft EYS yazılımının “Doküman Yönetimi” modülü ile neler yapabilirsiniz?
Kuruluşa özel doküman yapısı oluşturabilirsiniz.
Esnek klasör yapısı oluşturabilirsiniz.
Sistem, süreç, departman bazında dokümanlar tanımlayabilirsiniz.
Yeni doküman, revizyon ve iptal taleplerini hızlı ve etkili yönetebilirsiniz.
Klasör bazında Talep Yöneticisi atayabilirsiniz.
Doküman talep geçmişini detaylı olarak inceleyebilirsiniz.
Yürürlükte olan dokümanlar listesini otomatik olarak oluşturabilirsiniz.
Doküman arama yapabilirsiniz.
Dokümanların kodlamasını otomatik ya da manuel yapabilirsiniz.
Her formatta doküman yükleyebilirsiniz.
Kayıtlar listesi oluşturabilirsiniz.
Dilediğiniz kayıtları saklamak için klasörler oluşturabilirsiniz.
Yayınlanan dokümanlar okunma bilgilerini raporlayabilirsiniz.
Dokümanları birbirleri ile ilişkilendirebilirsiniz.
Dokümanlara gizlilik seviyesi tanımlayabilirsiniz.
Dokümanları periyodik olarak gözden geçirebilirsiniz.
Doküman şablonlarını tanımlayabilirsiniz.
Doküman görüntüleme ve indirme sayısında kısıtlama yapabilirsiniz.
Sistem ya da lokasyon bazında ayrı yetkilendirme yapabilirsiniz.
Doküman hazırlama, revizyon ve iptal aşamalarında kullanıcı görüşleri alabilirsiniz.
Doküman görme ve indirme yetkilerini kullanıcı bazında tanımlayabilirsiniz.
Gerekli aşamalarda kullanıcıları e posta ile bilgilendirebilirsiniz.
Gerekli aşamalarda kullanıcıları SMS ile bilgilendirebilirsiniz.
Kullanıcılar bekleyen işlerini (hazırlama, onaylama, okuma vb.) takip edebilir.
Çeşitli raporlar oluşturabilirsiniz (Kullanıcı performansı, Sistem performansı, Süreç performansı gibi).

Sonuç olarak;
Her bir kuruluşun kendine özgü doküman yapısı bulunur. Altasoft yazılımının bu modülü tüm kuruluşların yapılarına uyum gösterebilecek şekilde kurgulanmıştır.
Yeni doküman talebi, revizyon talebi ve iptal talebine ilişkin bütün faaliyetler (gözden geçirme, görüş alma, onaylama, yayınlama) yazılım üzerinden yürütülmektedir.
Talepler, nedenleriyle birlikte ilgili sistem yöneticisine iletilmektedir. Sistem yöneticisi bu aşamalarda karar verici kişileri yazılım üzerinden yönlendirmektedir. Sistem üzerinden yapılan her değişiklik, anlık olarak yürürlükte olan doküman listesini otomatik olarak revize etmektedir.
Yazılıma dokümanlar eklenirken, kullanıcılara göre yetkilendirmeler yapılmakta ve ilgili dokümana sadece yetkilendirilen kullanıcılar erişebilmektedir.
Kullanıcılar, ilgili dokümanı arama yaptıklarında, yetkisi varsa, dokümanın ön izlemesini yazılım üzerinden yapabilmekte ve/veya dokümanı kendi bilgisayarına (PDF olarak) indirebilmektedir.
Kullanıcılar; istenilen dokümanın bilgilerine ve geçmişine ulaşılabilmekte ve yetkileri dahilinde, doküman revize edilmiş ise, eski revizyonlara erişilebilmektedir.
Eğer dokümanlar birbirleri ile ilişkilendirilmiş ise, ilgili dokümanlar görüntülenebilmekte ve istenirse dokümanların sayfalarına kısayol ile erişilebilmektedir.
Yürürlükte olan doküman listesi AltaSoft tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. Dokümanlar eklendikçe veya revize edildikçe liste otomatik olarak güncellenmekte ve listenin Excel’i indirilebilmektedir.

AltaSoft bir SigmaCenter ürünüdür.
Daha fazla bilgi için lütfen bize ulaşınız.

#yazılım #dijitaldönüşüm #altasoft #yönetim

свернуть