Você está na direção de uma associação e está precisando escrever a ata e nem sabe por onde começar?

Não existe uma regra para o conteúdo da ata uma vez que ela é o retrato escrito de tudo o que acontecer na assembleia.
A assembleia é uma reunião regular, prevista no estatuto e no regimento interno da associação e deve seguir um cerimonial específico.
Para que a assembleia aconteça é necessário publicar um edital. O edital é o anúncio de que a reunião vai acontecer e vai conter a data, o horário dessa reunião e o que vai ser discutido nela. Essa pauta precisa ser anunciada com dias de antecedência para que os membros associados possam se preparar para esse encontro. A antecedência depende de como estiver estabelecido no estatuto e no regimento interno. Pode ser antecedência de 15 ou mesmo 10 dias. Esse edital deve ser publicado.
Antigamente as publicações deviam ser feitas em jornal de grande circulação. Nos dias de hoje é possível publicar no site, nas mídias sociais da instituição. Mas lembre-se de que a publicação deve seguir o que estiver previsto no estatuto da sua associação. Se no estatuto estiver previsto publicação em jornal de grande circulação é isso que vc vai providenciar.
A pauta do encontro.
A pauta da assembleia é definida antecipadamente e dependendo de decisões que a direção precisa tomar. Uma assembleia pode acontecer para eleger novos diretores pode exemplo.
Se vc está assumindo agora a direção de uma associação com certeza seu nome passou por aprovação numa assembleia.
A reunião/assembleia acontece no dia e hora marcados e alguma pessoa fica responsável pelo registro por escrito de tudo o que for discutido nesse encontro. Essa pessoa vai escrever todas as decisões tomadas, quantos votos cada uma das deliberações teve, quem tomou a palavra e falou, argumentou, explicou. É um documento que precisa de fato retratar o que aconteceu na assembleia. A assembleia é órgão oficial da associação. Tudo o que for decidido nessa assembleia passa a ser lei e obrigação de ser executado.
Isso lembra muito as assembleias de condomínios. A lógica é a mesma. Há um edital de convocação dizendo o que vai ser discutido e aprovado e há uma ata registrando tudo isso.
As assembleias na associação podem ser Gerais Ordinárias e Gerais Extraordinárias.
As assembleias gerais ordinárias - AGO - estão previstas no estatuto e são obrigatórias. Precisam ser realizadas e suas atas precisam estar registradas em cartório. Essas atas contam a história da organização. Qualquer pessoa pode buscar no cartório onde a associação está registrada todos esses documentos e tomar ciência do que aconteceu com a ela.
As assembleias gerais extraordinárias - AGE - acontecem quando algum fato, projeto, atividade precisa ser decidido e está fora da rotina. É um fato importante, precisa de mais gente para tomar a decisão e precisa de alguma forma estar registrado porque pode mudar os rumos da associação. Da mesma forma a ata da AGE será escrita e registrada no cartório.
Outras reuniões da diretoria, podem e devem ter atas realizadas, mas não precisam estar registradas em cartório.
Inclua no Assembleia todos os assuntos que precisam de alguma atualização e/ou deliberação por parte do grupo da administração da ONG. Assim vc fica em dia com as informações para o cartório e consegue atualizar a documentação em todos os órgãos públicos (receita federal, prefeitura, etc).
Se houver troca de endereço aproveite para oficializar o novo nessa assembleia.
Toda ata tem na sua abertura o nome e CNPJ da associação e tem um texto quase que padrão onde estão escritos data, horário e local onde a reunião acontece e descrita a pauta com tudo o que será discutido. A partir daí a pessoa responsável pelo registro anota tudo o que acontece na reunião para depois detalhar na ata.
Quem assina esse documento é sempre o presidente da associação que obrigatoriamente estará na reunião e a pessoa que registrou tudo. Vc deve reconhecer firma da assinatura do presidente.
É importante que a ata tenha pelo menos duas cópias, assinadas e com firma reconhecida para proceder o registro no cartório. Uma cópia fica no cartório e a outra volta para a associação.
Há taxas a serem pagas no cartório para esse registro.
Uma ata não é somente uma "carta/ofício" que se entrega ao cartório. Ela é o retrato do que acontece com a ONG. Por isso é importante relatar tudo o que acontece e decisões importantes que alterem desde o corpo diretivo e caminhos que a associação está tomando.


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