Що необхідно компанії?
1. Видати наказ щодо основної діяльності «Про впровадження системи електронного документообігу», який підписує керівник компанії.
В даному наказі необхідно:
Передбачити дату впровадження системи електронного документообігу (СЕД);
Затвердити перелік працівників, які матимуть доступ до СЕД;
Призначити структурний підрозділ або працівника, відповідального за програмну й апаратну підтримку СЕД;
Визначити відповідальних за розроблення регламенту (порядку, інструкції тощо) функціонування системи й навчання працівників.
2. Розробити Інструкцію зі здійснення документообігу в електронному вигляді.
В інструкції необхідно передбачити :
Порядок створення, погодження та підписання електронних документів;
Порядок та особливості зберігання електронних документів;
Порядок надання доступу до відповідних документів тощо
3. Видати наказ «Про затвердження інструкції зі здійснення документообігу в електронному вигляді»
4. Видати наказ «Про Порядок застосування електронного підпису»
В наказі необхідно:
Запровадити використання в компанії електронного підпису;
Призначити відповідальну особу за підготовку документів, отримання, блокування та скасування електронного підпису (кваліфікованого електронного підпису).
5. Розробити Інструкцію з використання електронного підпису в компанії.
В інструкції необхідно:
Визначити порядок підготовки та подання до суб'єкту надання довірчих послуг (АЦСК) документів, необхідних для отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
Визначити порядок подання до суб'єкту надання довірчих послуг (АЦСК) звернень про скасування, блокування або поновлення кваліфікованих сертифікатів підписувачів;
Визначити порядок ведення обліку надійних засобів КЕП, програмно-апаратних та апаратних носіїв особистих ключів електронного підпису підписувачів;
Визначити порядок зберігання документів та їх електронних копій, на підставі яких отримано послуги, пов'язані з КЕП;
Передбачити контроль за використання підписувачами надійних засобів КЕП та зберігання ними особистих ключів;
Передбачити контроль за скасуванням сертифікатів ключів КЕП та ЕЦП співробітників, які звільняються з компанії.
6. Видати наказ «Про затвердження інструкції з використання електронного підпису в компанії»
7. Видати довіреність на підписання відповідних документів визначеному переліку співробітників компанії.
В довіреності вказується вичерпний перелік дій, в рамках яких співробітник може підписувати документи електронним підписом.
У випадку, якщо співробітник підпише документ, який він не мав права підписувати, такий документ буде визнано недійсним.
8. Отримати ключі КЕП співробітниками компанії.
Де отримати КЕП?
АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДФС БЕЗКОШТОВНО;
АЦСК органів юстиції України;
Іншому кваліфікованому надавачі електронних довірчих послуг, перелік яких міститься в Довірчому списку.
Дистанційно отримати КЕП можна при таких умовах:
чинні сертифікати (наприклад, до закінчення строку чинності сертифікатів залишилось декілька днів);
незмінні реєстраційні дані (ПІБ, адреса реєстрації місця проживання, код ЄДРПОУ організації тощо);
особистий ключ доступний лише користувачу та не є скомпрометованим.
9. Провести інструктаж та навчання співробітників роботі в системі електронного документообігу.
------------
Які документи подавати, щоб отримати КЕП та про особливості роботи з електронним підписом читайте за посиланням [ Ссылка ]
АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДФС [ Ссылка ]
АЦСК органів юстиції України [ Ссылка ]
Довірчий список [ Ссылка ]
dealssign.com
