¿Cómo organizar los archivos físicos?
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La búsqueda de documentos es uno de los mayores detractores del tiempo en la oficina, por lo que queremos darles unos simples consejos para organizar efectivamente su archivo.
0:20 1. Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética.
0:30 2. Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita identificar su contenido. Por ejemplo, el nombre del cliente, caso o número de expediente.
0:53 3. Pueden utilizarse carpetas de colores, o bien etiquetas de color. Esto nos permitirá en todo momento identificar a simple vista una categoría de expediente.
1:16 4. Los archivadores deben ser enumerados, así como cada una de sus gavetas. Por ejemplo, podemos tener cuatro archivos enumerados del 1 al 4, por lo que sus gavetas serían la 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, etc.
1:44 5. Debemos llevar un inventario completo del contenido de cada archivo en una hoja electrónica. Esto nos permitirá poder ubicar un expediente desde cualquier computador, y mantener un orden efectivo de nuestros archivos.
2:15 6. Para archivos muy grandes, con gran cantidad de expedientes, nuestra recomendación es implementar un sistema de código de barras o de radio frecuencia, lo que dará una trazabilidad más rápida y segura a los documentos.
Un archivo ordenado nos permitirá trabajar de forma más efectiva y productiva. Además, cuando se considere necesario por razones de seguridad o espacio, será posible implementar un proceso de custodia documental y de digitalización sin ningún tipo de contratiempo.
Esperamos que estos consejos le sean de utilidad a su empresa.
Cómo Archivar Documentos
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