La gestion de note de frais désigne les systèmes déployés par une entreprise pour traiter, payer et vérifier les dépenses engagées par les employés. Ces coûts incluent, sans toutefois s'y limiter, les dépenses engagées pour les frais de déplacement et de repas. La gestion de notes de frais inclut également les règles et les procédures qui régissent ces dépenses, ainsi que les technologies et les services utilisés pour traiter et analyser les données qui y sont associées.

Des logiciels permettent de gérer ces processus de déclaration, autorisation, audit et remboursement. Il peut alors s'agir de logiciels sous licence, nécessitant une installation et une maintenance, ou encore un logiciel (SaaS), software as a service, autrement dit un logiciel dans le cloud. Ces derniers ne demandent aucune installation physique et sont utilisables à la demande.

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