Όλα τα έγγραφα τα οποία δημιουργούμε στο Word, ακόμη και ένα κενό έγγραφο, όπως αυτό που εμφανίζεται στην οθόνη μας, βασίζονται σε κάποιο πρότυπο, π.χ. στο έγγραφο το οποίο εμφανίζεται αυτή τη στιγμή στην οθόνη μας, ένα φαξ δηλαδή, επάνω και δεξιά υπάρχει το όνομα της εταιρίας, ενώ στα αριστερά έχουμε πληκτρολογήσει τα στοιχεία επικοινωνίας. Αυτά τα στοιχεία υπάρχουν σε κάθε φαξ που στέλνουμε. Γι' αυτό τον λόγο, καλό θα ήταν να δημιουργήσουμε ένα έγγραφο, το οποίο θα τα περιέχει αυτά τα στοιχεία, ούτως ώστε να μην χρειάζεται να τα πληκτρολογούμε κάθε φορά. Το Microsoft Word περιέχει μία σειρά από πρότυπα, τα οποία μας βοηθούν σε αυτές τις περιπτώσεις. Ας δούμε πως θα δημιουργήσουμε ένα έγγραφο, το οποίο θα βασίζεται σε κάποιο πρότυπο. Από το μενού αρχείο κάνουμε κλικ στην εντολή δημιουργία. Στη συνέχεια επιλέγουμε τα πρότυπα τα οποία βρίσκονται στον υπολογιστή μου. Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε π.χ. να δημιουργήσουμε ένα έγγραφο, το οποίο θα βασίζεται στο επαγγελματικό φαξ, ή ένα έγγραφο το οποίο θα βασίζεται στο πρότυπο εταιρικό φαξ. Υπάρχουν και άλλα. Στην καρτέλα άλλα έγγραφα π.χ. μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο, το οποίο θα βασίζεται στο πρότυπο κομψό βιογραφικό, το οποίο θα έχει αυτή τη μορφή. Επιστρέφουμε στην καρτέλα επιστολές και φαξ, επιλέγουμε π.χ. το επαγγελματικό φαξ, και κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Αυτή τη στιγμή δημιουργήσαμε ένα νέο έγγραφο, με όνομα "Έγγραφο6" το οποίο βασίζεται στο πρότυπο επαγγελματικό φαξ. Μπορούμε να κάνουμε κλικ σε αυτό το σημείο, να διαγράψουμε το κείμενο και να πληκτρολογήσουμε το δικό μας. Κλείνουμε αυτό το έγγραφο χωρίς να το αποθηκεύσουμε. Ακόμα και η λευκή σελίδα, είναι ένα έγγραφο το οποίο βασίζεται σε ένα πρότυπο. Επειδή τη χρησιμοποιούμε αρκετά συχνά, υπάρχει το αντίστοιχο εικονίδιο στη βασική γραμμή εργαλείων. Εάν κάνουμε κλικ στην λευκή σελίδα δημιουργούμε ένα κενό έγγραφο, το οποίο βασίζεται σε αυτό το πρότυπο.
