El día de hoy vamos a conocer una tabla que es de mucha utilidad para un administrador de proyectos, es la tabla de grupos de procesos y áreas de conocimiento del PMBOK.
El PMBOK Project Management Body of Knowledge este describe la disciplina de la administración de proyectos como la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, para lograr sus requerimientos.
Este conocimiento, está debidamente organizado en procesos que se describen en las diez áreas siguientes:
1. Administración de la Integración del proyecto
2. Administración del Alcance del proyecto
3. Administración del Tiempo del proyecto
4. Administración del Costo del proyecto
5. Administración de la Calidad del proyecto
6. Administración de los Recursos Humanos del proyecto
7. Administración de las Comunicaciones del proyecto
8. Administración del Riesgo del proyecto
9. Administración de las Adquisiciones del proyecto
10. Administración de los Interesados del proyecto
Los procesos describen las acciones y actividades que se deben realizar para lograr el producto, servicio o resultado para el que se planteó el proyecto.
El PMI describe 47 procesos que utilizan Entradas y producen Salidas mediante una serie de Técnicas y herramientas específicas para cada uno.
Los procesos son reconocidos como las mejores prácticas en la mayoría de los proyectos y se aplican en todas las industrias.
Los procesos definidos por el Project Management Institute están organizados en cinco grupos.
a) Iniciación
Define y autoriza el inicio del proyecto o la fase del proyecto que se va a realizar, e identifica a todos los interesados en el mismo.
b) Planeación
Define los objetivos y planea las acciones que se requieren para lograrlos, además del alcance del proyecto.
En este grupo de procesos se define un programa o calendario para asegurar que se realicen todas las actividades, generando un plan administrativo del proyecto.
c) Ejecución
Integra a las personas, materiales y equipos para lograr el plan del proyecto (project management plan).
Esto implica la coordinación de los recursos para desarrollar las actividades detalladas en los planes y producir el producto, servicio o resultado del proyecto o de la fase del proyecto.
d) Monitoreo y Control
Mide y revisa el avance del proyecto en forma regular, para identificar varianzas con el plan administrativo del proyecto y tomar las acciones preventivas o correctivas necesarias para lograr los objetivos.
e) Cierre
Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado.
Para definir los procesos que deben utilizarse en un proyecto, se analiza lo siguiente:
• La complejidad del proyecto.
• El riesgo durante su desarrollo.
• El tamaño del proyecto.
• El tiempo requerido para el desarrollo.
• La experiencia del equipo del proyecto en proyectos similares.
• El acceso a los recursos de acuerdo a su disponibilidad.
• La cantidad de información histórica y bases de datos de conocimiento.
• El nivel de madurez de la administración de proyectos en la organización.
• La industria y el área de aplicación en la que se desarrolla el proyecto.
Todos los procesos tienen en común las características siguientes:
• Son reconocidos como las mejores prácticas en la mayoría de los proyectos.
• Se aplican en todas las industrias.
• Describen lo que se necesita hacer para administrar el proyecto.
• No son fases del proyecto. Cuando un proyecto grande es separado en distintas fases o subproyectos como estudio de factibilidad, análisis, diseño, construcción y pruebas; todos los grupos de procesos se repiten en cada fase o subproyecto.
• Se repiten en cada fase para proyectos largos y complejos.
• Requieren datos de la organización y generan capacidades para la misma.
• Incrementan el capital intelectual del negocio (OPA) para incrementar la eficiencia en la administración de proyectos futuros.
• Los procesos se alinean y conectan con otros procesos para facilitar su coordinación.
• Las acciones tomadas en un proceso normalmente afectan otros procesos relacionados, por ejemplo, si se hace algún cambio en el alcance, podría generarse un cambio en el costo, pero no un cambio en el plan de calidad del producto. En estas situaciones, el administrador del proyecto debe realizar negociaciones entre los requerimientos y los objetivos, de acuerdo a las necesidades y expectativas del cliente, el patrocinador y otros interesados.
Los proyectos exitosos se fundamentan en las actividades siguientes:
• Seleccionar los procesos requeridos para lograr los objetivos del proyecto.
• Adoptar un enfoque para lograr los objetivos del proyecto.
• Cumplir con las necesidades y expectativas de los interesados o stakeholders.
• Balancear las demandas competentes entre el alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgos para producir el producto, servicio o resultado del proyecto.
