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La simple vue d'un fournisseur débiteur donne généralement des sueurs froides aux comptables, en entreprise ou en cabinet. Pourquoi ? Plusieurs raisons peuvent expliquer cette situation, mais dans la plupart des cas, un fournisseur débiteur révèle une anomalie dans la comptabilité.
Il peut s'agir par exemple d'un paiement affecté au mauvais fournisseur, de factures manquantes ou mal comptabilisées, de règlements saisis en double ou d'une mauvaise comptabilisation des factures d'achat.
Dans tous les cas, il n'est pas possible de garder un fournisseur débiteur dans les comptes sans en justifier précisément les raisons dans le dossier. L'expert-comptable ou le commissaire aux comptes risque de toute façon de vous poser la question au moment de l'établissement des comptes annuels !
Plusieurs actions correctives peuvent donc être mises en place en amont : vérifier le lettrage du compte, vérifier les pièces non lettrées, ou demander un extrait de grand-livre au fournisseur concerné.
Dans tous les cas, ces opérations doivent être faites le plus rapidement possible, car il sera toujours plus difficile d'obtenir des pièces du fournisseur plusieurs mois après.
Enfin, un compte fournisseur débiteur peut aussi résulter d'une situation tout à fait normale, quand il correspond simplement à une facture d'avoir. Dans ce cas, le compte se soldera de lui-même au moment du remboursement de l'avoir ou de son imputation sur une facture ultérieure.
